Unternehmen, die ihre Unterlagen und Daten nicht oder nicht gesetzeskonform archivieren, müssen mit empfindlichen Strafen rechnen. Verantwortliche können in Haftung genommen werden, ihnen droht ein Bußgeld und im schlimmsten Falle sogar eine Freiheitsstrafe.
Trotzdem wird das Thema Datenarchivierung von Unternehmen oft noch immer stiefmütterlich behandelt. Das geht meist so lange keine Probleme mit sich, bis durch einen Systemausfall Daten unwiederbringlich verloren gehen oder bei einer steuerlichen Revision nicht mehr aufzufinden sind. Einige Unternehmen archivieren ihre Unterlagen sogar noch in Papierform, was gleich mehrere Nachteile mit sich bringt.
Tickende Zeitbombe in Unternehmen
Zum einen müssen Unterlagen lange zwischen Aktenordnern gesucht werden, was eine enorme Verschwendung von Personalkapazitäten und damit schlicht Zeit und Geld kostet. Zum anderen ist Papier nicht nur geduldig, sondern vor allem vergänglich: Es kann schimmeln, verbrennen oder auf andere Weise beschädigt werden. Und ist das papierene Original einmal beschädigt, ist es für immer verloren.
Eine elektronische Archivierung bietet dagegen zahlreiche Vorteile. Die Daten liegen zentral und sicher auf Servern gespeichert und können regelmäßig gespiegelt werden, so dass immer eine Sicherheitskopie auf anderen Servern vorhanden ist. Zudem ist über das Internet die Möglichkeit gegeben, von überall auf der Welt auf die Daten zugreifen zu können, zum Beispiel im Rahmen einer cloudbasierten Bereitstellung.
Eine unprofessionell durchgeführte Archivierung richtet allerdings oft mehr Schaden an, als dass sie Nutzen bringt. Gibt es kein klares und intuitiv verstehbares Konzept, wie die Daten gespeichert werden, geht das große Suchen schnell wieder los. Zudem besteht die Gefahr, dass Daten bei einer unzureichend durchdachten Lösung nur lückenhaft gespeichert werden. So wiegen sich die Unternehmer in Sicherheit, ohne zu wissen, dass sie auf einer tickenden Zeitbombe sitzen.
Was ist eine revisionssichere elektronische Archivierung?
Genau aus diesem Grund ist eine revisionssichere elektronische Archivierung so wichtig. Unter dem Begriff versteht man die Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Daten nach den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (§ 239, § 257), der Abgabenordnung (§ 146, § 147, § 200) und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Wer Rechnungen zudem nicht wie im Umsatzsteuergesetz festgeschrieben bis zu zehn Jahre aufbewahrt, kann mit einer Geldbuße bis zu 5000 Euro rechnen. Und das Strafgesetzbuch sieht bei einer Verletzung der Buchführungspflicht neben hohen Geldstrafen auch eine Freiheitsstrafe für die im Unternehmen Verantwortlichen von bis zu zwei Jahren vor.
Dazu sind bei einer revisionssicheren Archivierung diverse ISO Normen einzuhalten. Archivierungslaien blicken hier kaum noch durch. Es ist daher ratsam, sich Hilfe bei renommierten Archivierungsexperten wie z. B. der PAPERLESS-SOlUTIONS GmbH zu suchen.
Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung
Der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat zur ersten Orientierung zehn Merksätze zur revisionssicheren Archivierung veröffentlicht:
- Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
- Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
- Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
- Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
- Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
- Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden.
- Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
- Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
- Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein
Unternehmen, die sich zum ersten Mal mit der elektronischen Datensicherung beschäftigen, sind oft erschlagen von den rechtlichen und technischen Voraussetzungen. Dabei gibt es auch für kleinere Unternehmen oft angepasste Lösungen und Hilfestellungen von professionellen Anbietern. Fragen macht schlauer und kostet nichts, Daten verlieren schon.
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Ein Beitrag von Michaela Brune
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